Guía para admins de Recursos Humanos

Activación de la cuenta

¿Qué ofrece Vitaance?

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Vitaance es una plataforma personalizada de beneficios para empleados que ayuda a las empresas a optimizar el gasto y maximizar el impacto de sus programas de bienestar. Nuestra  aplicación permite a los empleados elegir los beneficios de bienestar que desean, para que todos obtengan lo que realmente necesitan.

Además, Vitaance fomenta la colaboración y hábitos saludables a través de desafíos físicos en equipo en los que los empleados compiten, lo que la hace ideal para equipos diversos y trabajadores remotos, ya que cada empleado obtiene una experiencia de bienestar personalizada y se elimina la carga administrativa para el departamento de recursos humanos.

¿Cómo activar mi cuenta de empresa en Vitaance?

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Para activar tu cuenta en Vitaance, primero tendrás que contactar con nuestro equipo de Ventas para que evalúen vuestras necesidades y os pase una oferta acorde.

Una vez se acuerden los términos del acuerdo, el propio equipo de ventas activará el proceso de onboarding mediante el cual formalizaréis los términos contractuales y aportaréis toda la documentación necesaria para la activación de la cuenta. Una vez revisada, se activará la cuenta y se dará de alta a los empleados.

¿Qué documentación necesito aportar?

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Durante el proceso de onboarding necesitaremos que aportéis:
- Información legal de la empresa y de sus administradores.
- Información de los empleados
- Información financiera para la gestión de la suscripción

¿Qué información debo aportar para dar de alta a mis empleados?

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Necesitaremos la siguiente información:
- Nombre y Apellidos
-Su país y provincia de residencia
- Un número de documento oficial de identidad
- El género y la fecha de nacimiento
- Su correo electrónico corporativo

¿Cómo añado a mis empleados a la cuenta?

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Añadir a tus empleados es sencillo, la primera vez lo harás adjuntando un Excel durante el proceso de onboarding. Más adelante, lo harás a través de un formulario al que tendrás acceso desde el Panel de administración.

¿Cuándo se comunica a los empleados que la empresa ha activado Vitaance?

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Una vez activada la empresa según los tiempos que se acuerden, los empleados recibirán un correo de invitación con el que descargarse y activar la app de Vitaance. Una vez ahí, verán el programa de bienestar según lo hayáis configurado previamente.

¿Cómo funciona la sección de beneficios para mi equipo?

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Los empleados visualizarán en la app los distintos beneficios de bienestar que hayáis decidido ofrecer (Saldo de Bienestar o seguros). Cada empleado accederá a los beneficios que le hayan sido activados.

Cuenta de empresa en Vitaance

¿Cómo se tiene visibilidad sobre la actividad de los empleados?

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Recibiréis mensualmente un reporte en vuestro correo con las principales métricas de vuestro programa de bienestar. En este informe encontraréis, además de los datos de uso y, si es aplicable, las cuantías de los Saldos de Bienestar, el reporte de imputación en nómina para cada empleado.

Si un empleado deja la empresa, ¿Qué debo hacer?

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Si un empleado se da de baja en la empresa, debes notificárnoslo antes del último día del mes en curso. Este empleado podrá seguir utilizando la aplicación durante el resto del mes, pero su acceso se cancelará al finalizar dicho período. En caso de que el empleado tenga un Saldo de Bienestar que no haya utilizado por completo, la cantidad restante se donará a una ONG.

¿Cómo puedo habilitar nuevos beneficios para mis empleados?

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Si deseas implementar nuevos beneficios para tus empleados, como el Saldo de Bienestar o algún seguro, te recomendamos ponerte en contacto con el Customer Success a cargo de tu cuenta. El/ella te proporcionará toda la información necesaria y te guiará  para su activación.

Suscripción y Pagos

¿Qué tipo de pagos existen y cómo funcionan?

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Suscripción (fee mensual): Este pago corresponde a la tarifa que cobramos por permitir que vuestros empleados utilicen nuestros servicios.

Recarga de la cuenta (Top-up): Este pago es necesario para agregar fondos a la cuenta empresa  Vitaance con el fin de asignar los Saldos de Bienestar a vuestros empleados.
Por lo tanto, se aplica solo cuando una empresa activa la funcionalidad del Saldo de Bienestar.

Prima de seguro: En caso de tener algún seguro contratado con nosotros, será necesario efectuar el pago de las primas de seguros. El cobro del seguro será gestionado directamente por la compañía aseguradora.

¿Cómo se calcula el costo de la suscripción mensual?

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El precio del servicio se determina multiplicando el número de usuarios registrados para el servicio por el precio por usuario. Este cálculo tendrá en cuenta el número de usuarios dados de alta en el último día del mes anterior.

¿Cuándo recibiré mi factura?

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Las facturas se emiten mensualmente durante los primeros cinco días del período de facturación y se enviarán directamente a la dirección de correo electrónico que nos proporcionaron para el envío de facturas.

¿Qué período de suscripción se pueden elegir?

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Por el momento, las suscripciones son únicamente mensuales. A cierre de cada mes, se contabilizará el número de usuarios activos en la empresa y se cargará el importe acordado por cada uno de ellos.

¿Qué métodos de pago de la suscripción están disponibles?

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Actualmente, la suscripción solo se puede pagar vía domiciliación bancaria o transferencia bancaria. La transferencia debe llegar antes de que termine el mes o los empleados verán pausado su acceso.

¿Necesitamos utilizar una tarjeta de crédito para pagar la suscripción?

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Este método de pago no está habilitado por el momento. Estamos trabajando en ampliar a nuevas formas de pago.

¿Puedo pagar la suscripción con fondos de mi cuenta en Vitaance?

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No, los fondos de la cuenta están destinados a activar los Saldos de Bienestar de los empleados y realizar los reembolsos correspondientes. La suscripción se pagará de manera separada todos los meses a una cuenta distinta.

Tengo problemas con mi banco al pagar la suscripción, ¿Qué debo hacer?

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Si encuentras algún problema con el pago de la suscripción, te recomendamos que nos escribas directamente a contacto@vitaance.com para que podamos ayudarte personalmente.

¿Qué pasa cuándo se incorpora un nuevo empleado a la empresa?

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Si un empleado se une a la empresa durante un periodo de suscripción activo, recibirá acceso a la aplicación, pero no se facturará hasta el cierre del siguiente mes.

He pagado la suscripción de un empleado que se va de la empresa, ¿Qué pasa ahora?

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Siempre y cuando esta comunicación se haya realizado antes del cierre del mes en curso, el empleado podrá continuar utilizando la aplicación hasta que finalice dicho mes. Después de eso, se le revocará el acceso y no se realizará ningún cargo en la suscripción del mes siguiente.

Saldo de Bienestar

¿Qué es el Saldo de Bienestar y cómo funcionan?

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El Saldo de Bienestar es un beneficio económico que la empresa ofrece a sus empleados para que puedan ser reembolsados, por sus gastos relacionados con el bienestar como: la membresía del gym, sesiones de psicoterapia, material o ropa deportiva, nutrición, seguros, etc.

Este saldo  corresponde a una remuneración en especie que el empleado recibe como parte de su nómina. Vitaance se encarga de gestionar la operativa para los empleados, validar la legitimidad de los gastos y reembolsar los importes a los empleados.

¿Cómo puedo activar o modificar un Saldo de Bienestar para mis empleados?

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Durante el proceso de onboarding podrás definir tu programa de bienestar y establecer qué tipología, formato e importe de saldo  deseas dar a los empleados.

Posteriormente, deberás ponerte en contacto con el Customer Success a cargo de tu cuenta para activar o modificar el Saldo  de Bienestar.

¿Puedo excluir actividades específicas del Saldo de Bienestar de los empleados?

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Sí, en cualquier momento pueden excluir actividades específicas para las cuales no deseas que los empleados utilicen su Saldo  de Bienestar. Para realizar el cambio, tendrás que contactar tu Customer Success asignado o realizar el cambio desde el Panel de administración.

¿Qué pasa si un empleado no utiliza su Saldo de Bienestar?

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Los Saldos  de Bienestar tienen una fecha de caducidad. Si los empleados no utilizan estas dotaciones, al ser un salario en especie, estas no pueden volver a la cuenta de la empresa y son donadas a una ONG.

¿Cuánto tiempo tienen los empleados para utilizar su Saldo de Bienestar?

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El período disponible para utilizar el Saldo de Bienestar depende de la frecuencia con la que se otorga. La regla simple es: frecuencia de la dotación + 90 días.

Dotación mensual = 1 mes + 90 días = 4 meses
Dotación trimestral = 3 meses + 90 días = 6 meses
Dotación semestral = 6 meses + 90 días = 9 meses
Dotación anual = 1 año + 90 días = 15 meses
Dotación única = 1 año + 90 días = 15 meses

¿Cómo se manejan los gastos y los reembolsos para los empleados?

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Los empleados pueden solicitar reembolsos siguiendo la política de beneficios de la empresa y recibir reembolsos una vez al mes. También podrán monitorear su saldo y transacciones en la aplicación.

¿Cuándo recibirán los empleados la recarga en sus cuentas del Saldo de Bienestar?

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Los Saldos  de Bienestar recurrentes se recargan automáticamente el primer día de cada período, mientras que los Saldos de Bienestar "puntuales" pueden ser recargadas en cualquier momento. Para que los empleados puedan recibir su Saldo de Bienestar, deberán asegurarse de haber cargado previamente el valor correspondiente en su cuenta de Vitaance.

¿Cómo conozco el valor de recarga a transferir a la cuenta empresa?

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El valor total de la recarga se calcula multiplicando el número de usuarios registrados para el servicio por el Saldo de Bienestar de los empleados, al cual se le suman las diferencias del período anterior. Si hay diferencias de saldos entre los empleados, se debe sumar el total de los saldos de todos los empleados. Emitiremos un comprobante de transferencia cada vez que agreguen fondos a su cuenta.

¿Necesito transferir la totalidad del importe del Saldo de Bienestar a mi cuenta Vitaance?

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Sí, necesitamos obtener la totalidad de los fondos para garantizar que todos los empleados puedan ser reembolsados por sus gastos.

¿Cuándo se tiene que efectuar la transferencia a mi cuenta de empresa?

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Es importante que la transferencia llegue antes del día de activación del Saldo de Bienestar para los empleados.

¿Por qué se devolvió mi transferencia?

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Si hay algún problema con la transferencia, lo mejor será que escribas directamente a contacto@vitaance.com para que podamos ayudaros con la mayor brevedad.

Seguros

¿Qué seguros puedo ofrecer con Vitaance?

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En Vitaance somos tanto Broker de seguros como Agencia de Suscripción autorizada por la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP), por lo que, podemos ofrecerte cualquier ramo de seguro que pueda ser del interés del empleado tanto en formato de beneficio social como retribución flexible o incluso como póliza individual que ellos puedan adquirir a través de la app y sufragar con su Saldo de Bienestar. Los más utilizados suelen ser:

- Seguro de Salud
- Seguro de vida
- Seguro de hogar

Si deseas proporcionar un seguro a tus empleados, te recomendamos ponerte en contacto con el Customer Success a cargo de tu cuenta. El/ella te proporcionará toda la información necesaria y te guiará para su activación.

Dar de alta a un nuevo empleado

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Para activar la póliza de seguro de un nuevo empleado podrás hacerlo desde el panel de administración. Para ello, en el mismo proceso de alta de empleado, podrás indicar los productos que te gustaría activarle. Esto se podrá hacer de manera individual o masiva.

Dar de baja a un empleado

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De igual forma, al dar de baja en la plataforma a un empleado, se le dará de baja de las distintas pólizas a las que esté vinculado.

Cambio de beneficiario

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Es el empleado que debe solicitar el cambio de sus beneficiarios. Para ello, desde la propia app de Vitaance, en la sección de su seguro deberán ir a “Gestionar mi seguro” y seleccionar la opción que indica el cambio de beneficiario.Una vez recibimos la solicitud, le enviamos un formulario por correo electrónico donde el empleado nos indica y firma la solicitud de cambio.

Una vez se ha realizado, se le comunica y se actualiza el certificado de cobertura disponible en la app.

Comunicar un siniestro

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Hay varias opciones para comunicar un siniestro cubierto bajo la póliza:

- Se podrá hacer a través de la app de Vitaance, en la sección del seguro, haciendo clic en “Gestionar mi seguro” y seleccionando “comunicar un siniestro”. Le llamaremos lo antes posible.

- Directamente enviándonos un correo electrónico a la dirección siniestros@vitaance.com

-Llamándonos al teléfono +34 965 023 744 de Lunes a Viernes de 9:00h a 18:00h.

Acceso al certificado de cobertura

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Desde la app de Vitaance, los empleados podrán acceder a su certificado de cobertura en la sección de su seguro. Para ello, deberán ir a su perfil y hacer clic en la sección ”ver los detalles de mi seguro” en el seguro que tienen activo.

Tributación y nóminas

¿Cómo se refleja en nómina el Saldo de Bienestar?

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La totalidad del Saldo de Bienestar recibida por los empleados tributa como salario en especie.

Mensualmente, enviaremos a la empresa un archivo consolidado con las distintas partidas que deberán ajustar en la nómina de cada empleado.

¿Qué formato tiene este archivo de nóminas?

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Se trata de un archivo excel que se envía al cierre de cada mes y donde se incluye hace un resumen de los consumos y el detalle de los ajustes a aplicar en nóminas a los empleados.

¿Cómo se reflejan en la nómina los seguros colectivos de salud de los empleados?

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En el caso de tener un seguro de salud colectivo, ya sea como un beneficio social o como parte de una retribución flexible, el empleado disfrutará de una exención fiscal de 500 € anuales en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Si se trata de un beneficio social, debe registrarse como "Seguro médico Bº Social Exento" dentro del límite anual de 500 € (41,66 € mensuales) y como "Seguro médico Bº Social NO Exento" para la prima que supere ese límite.

Si el seguro se ha contratado como parte de una retribución flexible, debe registrarse como "Seguro médico Exento" dentro del límite anual de 500 € (41,66 € mensuales) y como "Seguro médico NO Exento" para la prima que supere dicho límite.

De todas formas, no te preocupes, ya que mensualmente te enviaremos un archivo consolidado con los ajustes necesarios en las nóminas a realizar.

¿Cómo se reflejan en la nómina los seguros colectivos de vida riesgo de los empleados?

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Las primas pagadas por el empleador a los seguros colectivos de vida riesgo deben ser imputadas a los trabajadores asegurados y se consideran rendimientos de trabajo en especie sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

¿Se puede desgravar la prima de los seguros?

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Si los seguros los sufraga la empresa, son un gasto deducible en el impuesto de sociedades.