Cómo implantar un plan de retribución flexible paso a paso: guía práctica para Recursos Humanos

La retribución flexible ha dejado de ser un extra para convertirse en una herramienta estratégica dentro de los departamentos de Recursos Humanos. Si buscas atraer y retener talento, mejorar el bienestar de tu equipo y optimizar la fiscalidad sin complicarte la vida, este artículo es para ti.

Te explicamos cómo implantar un plan de retribución flexible con Vitaance, paso a paso, desde la demo hasta la gestión diaria. Porque hacerlo bien no tiene por qué ser complicado.

1. ¿Qué es la retribución flexible y por qué implantarla?

La retribución flexible es un sistema que permite a los empleados destinar parte de su salario bruto a productos o servicios exentos de IRPF, dentro de unos límites legales. En otras palabras: ganan más sin que le cueste más a la empresa.

¿Qué puede incluir?

En Vitaance, los beneficios de retribución flexible aplican a:

• Comida
• Transporte
• Guardería
• Formación
• Seguro de salud

Beneficios para la empresa:

• Mejora de la propuesta de valor al empleado (EVP)
• Mayor satisfacción y compromiso
• Reducción del absentismo y la rotación

Beneficios para el empleado:

• Ahorro fiscal significativo
• Elección personalizada de beneficios
• Mejora real en su bienestar diario

2. Antes de empezar: ¿está mi empresa preparada?

No es necesario ser una gran corporación. El único requisito es tener empleados interesados en aprovechar estos beneficios. Eso sí, es clave que Recursos Humanos tenga:

• Visión estratégica de personas y beneficios
• Capacidad para comunicar internamente
• Coordinación con el área de nómina y finanzas

Con eso, ¡ya puedes empezar!

3. Fase 1 – Contacto inicial y demo personalizada

Todo comienza con una conversación. Para activar tu cuenta en Vitaance, solo tienes que contactar con nuestro equipo comercial. Analizamos juntos:

• El número de empleados
• La estructura de tu empresa
• Qué beneficios os interesan
• El objetivo del plan (bienestar, retención, ahorro fiscal…)

A partir de ahí, te preparamos una demo personalizada y una propuesta adaptada.

4. Fase 2 – Onboarding ágil y sin fricción

Una vez aceptada la propuesta, empieza el proceso de onboarding. Nuestro equipo te acompaña en todo momento para que no se te escape nada.

¿Qué necesitas aportar?

• Información legal de la empresa y de sus administradores
• Información de los empleados
• Datos financieros para la gestión de la suscripción

Aquí trabajamos codo a codo contigo. Si ya sabes cómo quieres configurar tu plan, vamos más rápido. Si necesitas asesoramiento, te guiamos para definir el mejor plan posible.

¿Qué hace Vitaance?

• Formalizamos los términos del acuerdo
• Revisamos la documentación
• Activamos la cuenta y damos de alta a los empleados
• Configuramos los beneficios según tus preferencias

Duración estimada del onboarding: Entre 1 y 2 semanas.

5. Fase 3 – Activación de la app y comunicación al equipo

Una vez la cuenta está activa, los empleados reciben un email de invitación para descargarse y activar la app de Vitaance.

Desde la app, podrán ver el plan de beneficios que hayáis configurado: en este caso, los productos de retribución flexible. Cada persona verá únicamente los beneficios que le corresponden según su situación.

Pero activar el plan no es suficiente: hay que contarlo bien.

¿Cómo comunicarlo internamente?

• Sesiones informativas presenciales o virtuales
• Campañas de email o newsletters internas
• Recursos visuales o vídeos explicativos
• Acciones de seguimiento los primeros meses

Objetivo: Que al menos el 80% de los empleados conozcan, entiendan y activen sus beneficios.

Aquí es donde contar con un aliado marca la diferencia. Vitaance te apoya también en esto. Aunque nadie conoce a tu equipo como tú, y te animamos a adaptar la comunicación a vuestro estilo, no estás sola ni solo en el proceso.

¿Qué hace Vitaance por ti?

• Onboarding virtual para empleados: Presentamos el plan de beneficios directamente al equipo, resolvemos dudas en directo y aseguramos que todos comprendan cómo usarlo.
• Onboarding presencial (opcional): Si lo prefieres, podemos organizar una sesión física en tus oficinas. En ella también entregamos las tarjetas con las que podrán pagar sus beneficios de comida o transporte, si las tenéis activadas.
• Newsletter mensual personalizada: Cada mes enviamos contenido actualizado a los empleados con:
• Nuevas funcionalidades de la app
• Consejos para sacar el máximo partido a sus beneficios
• Retos físicos y contenido de bienestar
• Podcast, artículos, recursos y novedades
• Material de comunicación adicional: Si necesitas un vídeo, un flyer, banners o cualquier otro recurso para reforzar la comunicación interna, solo tienes que pedirlo. Estamos para ayudarte a que tu plan tenga éxito desde el primer día.

6. Fase 4 – Operativa del día a día: gestión de saldos, consumos y nómina

Aquí es donde Vitaance brilla. Porque una vez configurado el plan, todo es rápido, fácil y con acompañamiento permanente.

¿Cómo funciona?

Recarga de fondos:
La empresa transfiere dinero a su cuenta virtual en Vitaance. Estos fondos seguirán siendo de la empresa en todo momento.

Consumo por parte de los empleados:
Los empleados usan su app y la tarjeta para consumir beneficios de comida, transporte, guardería, formación o salud.

Seguimiento y control:
Recursos Humanos puede ver en el panel de administración:

• Qué empleados están activos
• Qué consumos se han hecho
• Cuánto saldo queda disponible
  

Ajustes de nómina y documentación mensual:
Al cierre de cada mes, Vitaance envía:

• Archivo de ajustes de nómina (con lo que hay que deducir del salario bruto)
• Documento informativo de consumos
• Recibo de transferencia (para justificar la salida de fondos)

Nota importante: Vitaance no incorpora esos fondos en su contabilidad. Solo los gestiona. La empresa sigue siendo la responsable de su tratamiento fiscal y contable.

7. Fase 5 – Optimización continua: datos, soporte y mejora

Una vez implantado el plan, no te dejamos solo.

¿Qué puedes hacer desde el admin panel?

• Añadir o dar de baja empleados
• Configurar nuevas subempresas o departamentos
• Gestionar categorías y saldos
• Descargar informes detallados de uso

Esto te permite tomar decisiones con datos reales y ajustar la estrategia de beneficios si es necesario.

Además, nuestro equipo de atención al cliente está siempre disponible para ayudarte, tanto a ti como a tus empleados.

8. Fase 6 – Medición del impacto y evolución

Para saber si tu plan funciona, necesitas medir. Te recomendamos seguir estos KPIs, la mayoría los encontrarás en el panel de administración:

• Tasa de activación: ¿Cuántos empleados han empezado a usar el plan?
• Consumo medio mensual: ¿Qué beneficios usan más?
• Satisfacción del equipo: ¿Perciben que la empresa se preocupa por su bienestar?
• Ahorro fiscal total generado para empleados y empresa
• Impacto en retención y captación de talento

Pro tip: Haz encuestas internas a los 3 y 6 meses. Y no olvides contar los resultados al equipo directivo: estás generando valor real.

Más bienestar, menos complicaciones

Implantar un plan de retribución flexible no tiene por qué ser complejo. Con Vitaance lo haces de forma rápida, segura y con el acompañamiento que necesitas en cada etapa.

✅ Demo y propuesta personalizada
✅ Onboarding ágil
✅ App para empleados y panel para RRHH
✅ Documentación fiscal clara
✅ Soporte permanente
✅ Datos para tomar decisiones

Desde Vitaance te invitamos a diseñar tu propio plan de beneficios y comprobar de primera mano lo fácil que es mejorar el bienestar de tu equipo y convertir tu área de Recursos Humanos en un motor estratégico para la empresa.

¿Empezamos? Contacta con nosotros y solicita tu demo.

Preguntas frecuentes sobre la implementación de la Retribución Flexible